Il existe bien sûr plusieurs manières d’automatiser des tâches ou des processus dans une entreprise :
- On peut utiliser des logiciels dédiés à son métier (= progiciel). Cette approche est souvent nécessaire, mais pas suffisante car elle délaisse les autres processus de l’entreprise. En effet, les logiciels dédiés se focalisent souvent sur un seul aspect (facturation, devis, commande de matériel, métré, etc…)
- On peut demander des développements spécifiques pour que ces progiciels s’adaptent aux autres besoins numériques mais dans ce cas le coût pour une PME est souvent dissuasif
- On peut faire appel à des outils « low-code » ou « no-code » qui vont permettre de rapidement améliorer le quotidien en soulageant des principales tâches qui posent problème, sans avoir la prétention de tout faire.
⇒ C’est l’approche choisie par « Petit Robot »
Commencer par Automatiser l’existant
L’idée est donc d’aborder les choses d’une manière plus pragmatique en partant de l’existant. La bonne question à se poser est : quels sont les tâches et processus qui existent aujourd’hui dans mon entreprise ? Et parmi ceux-ci, lesquels pourrais-je ne plus avoir besoin d’effectuer demain, si je les délègue à un robot logiciel ?
Très souvent, l’automatisation des ces petites tâches chronophages ne demande pas de développement excessif, d’où l’utilisation d’outils qui nécessitent peu de programmation, dit « low-code », voire pas du tout de programmation, appelé « no-code ».
Automatiser en « Low-code »
Le principe du développement « low-code » est simple, avec quelques mots-clés (qui certes ressemblent un peu à du code) on va « imiter » le comportement d’un humain pour ensuite le « rejouer » et ainsi le soulager d’une tâche qui s’avère être chronophage et sans valeur-ajoutée.
Suite à mon expérience d’automaticien de test, j’ai été amené à utiliser un outil particulièrement adapté à la fabrication de robot logiciel : le bien nommé, Robot Framework !
Exemple d’utilisation
Un bureau d’étude thermique en bâtiment a besoin de générer une attestation via un site du gouvernement. C’est un document légal et obligatoire. Cette procédure, pas forcément très longue en apparence, 5 minutes, est faite jusqu’à 100 fois par mois, soit une journée de travail par mois.
Nous avons conçu un robot (avec Robot Framework) qui va lui-même, de manière autonome, se connecter sur le site, remplir le formulaire et générer le document qu’il place directement au bon endroit dans le dossier du client.
Chez « Petit Robot », nous utilisons donc Robot Framework pour automatiser les tâches les plus techniques.
Pour répondre aux besoins en automatisation moins « techniques », on a aussi la possibilité de se tourner vers les outils « no-code ».
Automatiser en « No-code »
Les outils « no-code » ne nécessitent pas de connaissances en programmation. Ils ont souvent été développés pour répondre à un grand nombre de besoins en utilisant des représentations simples comme un tableur, un tableau kanban ou un wiki. Mais, et c’est là leur valeur ajoutée, ils introduisent des possibilités d’automatisation interne pour augmenter la productivité.
Parmi la liste des outils que nous utilisons il y a Airtable, Make (anciennement Integromat), Trello et Notion.
Exemple d’utilisation
Une entreprise utilise Excel ou Google Sheet pour effectuer le suivi de ses chantiers. Il est difficile d’y inclure des données venant d’autres outils (comme les progiciels).
Avec Airtable, il est possible de :
– garder l’affichage, à la Excel, en tableau
– automatiser la récupération des données du progiciel
– déclencher des alertes sur des évènements (exemple : devis signé, trop d’anomalies, etc…)
Et si on veut passer en vue Kanban, ce qui est quand même le top pour faire du suivi 😉 il suffit d’un clic…